Amazon-FBA-Mitarbeiter: Wann du wirklich einstellen solltest

Der Umsatz ist nur ein erster Anhaltspunkt

Es gibt keinen festen Umsatzwert, ab dem du zwingend deinen ersten Amazon-FBA-Mitarbeiter einstellen musst. Entscheidend ist, ob eine Person mehr Wert für dein Geschäft schaffen kann, als sie dich kostet.

Ein Mitarbeiter wird sinnvoll, sobald er mehr Geld für dein Unternehmen einbringen kann, als er kostet.

Dieser Punkt kann bei 60.000 Euro Umsatz erreicht sein. Er kann auch erst deutlich später kommen. Schau deshalb weniger auf eine einzelne Zahl und mehr auf deinen Alltag.

Eine weitere Einordnung zum Zeitpunkt für den ersten FBA-Mitarbeiter hilft dir dabei, diesen Schritt nicht nur nach Umsatz zu beurteilen.

Zuerst müssen die eigenen Abläufe sitzen

Wenn du dein erstes Amazon-Geschäft startest und ein oder zwei Produkte hast, solltest du das Modell zunächst selbst verstehen. Du musst erkennen, wie du Produkte findest, sie auf den Markt bringst und mit ihnen erfolgreich verkaufst.

Mehrere Mitarbeiter direkt am Anfang einzustellen, ergibt deshalb wenig Sinn. Erst wenn die Abläufe routiniert sind und sich Aufgaben wiederholen, kannst du Tätigkeiten sinnvoll abgeben.

Bei Amazon FBA führen vor allem wenige Tätigkeiten direkt zu mehr Umsatz. Dazu gehören das Sourcing neuer Produkte, weitere Produktlaunches, die Verwaltung von Werbeanzeigen sowie externes Kapital für neue Produkte.

Am Ende bleibt das Produkt der größte Umsatztreiber. Ein neues Produkt kann Umsatz schaffen. Ein bestehendes Produkt kann durch Verbesserungen stärker werden. Deshalb sollte möglichst viel deiner Zeit in Themen fließen, die neue Produkte möglich machen.

Die Verwaltung von Amazon-Werbung gehört ebenfalls zu diesen Wachstumsaufgaben. Wenn du Kampagnen strukturierter aufbauen willst, findest du ergänzende Inhalte zu Amazon-PPC-Kampagnen und Skalierung.

Opportunitätskosten bremsen dein Wachstum

Viele Aufgaben kosten kein Geld im klassischen Sinn. Sie kosten Zeit, die du sonst für Sourcing, Produktentwicklung oder Marketing nutzen könntest. Diese entgangenen Möglichkeiten sind Opportunitätskosten.

Opportunitätskosten sind Umsätze, die möglich gewesen wären, wenn du deine Zeit nicht für delegierbare Aufgaben eingesetzt hättest.

Wenn du täglich mehrere Stunden mit Routineaufgaben verbringst, fehlen diese Stunden für die Arbeit an deinem Sortiment. Genau dort entsteht oft der Punkt, an dem ein Mitarbeiter wirtschaftlich wird.

Kundensupport nimmt viel Zeit ein

Kundensupport ist eine typische Aufgabe, die du früh delegieren kannst. Wenn du täglich etwa zwei Stunden Kundenanfragen beantwortest, steigt dadurch zwar die Kundenzufriedenheit. Dennoch bringt dich diese Zeit meist nicht direkt zu weiteren Produkten.

Viele Fragen wiederholen sich. Kunden möchten wissen, wie ein Produkt funktioniert, wann eine Bestellung ankommt oder was bei einer Stornierung passiert. Diese Anfragen müssen beantwortet werden. Du musst sie aber nicht dauerhaft selbst beantworten.

Trotzdem solltest du die wiederkehrenden Probleme kennen. Wenn Kunden bei einem Produkt immer wieder an derselben Stelle Schwierigkeiten haben, kann das ein Hinweis für eine Produktverbesserung sein. Die Verbesserung selbst ist wertvoll. Die gleiche Erklärung an jeden einzelnen Kunden zu schreiben, muss nicht deine tägliche Aufgabe bleiben.

Buchhaltung und Backoffice gehören ebenfalls dazu

Auch Rechnungen, Unterlagen und kleine organisatorische Aufgaben im Backoffice halten dich auf. Ich habe es im ersten Jahr selbst gehasst, einmal im Monat Rechnungen überall zusammensuchen zu müssen. Diese Arbeit ist notwendig, schafft aber keinen zusätzlichen Umsatz.

Gleiches gilt für Bestellungen oder andere kleine Aufgaben, die im Hintergrund erledigt werden müssen. Wichtig bedeutet nicht, dass du sie persönlich machen musst.

Diese Aufgaben lassen sich gut bündeln:

Der erste Mitarbeiter muss deshalb nicht nur eine einzelne Aufgabe übernehmen. Wiederkehrende Themen lassen sich zu einer sinnvollen Rolle zusammenfassen. Weitere Ansätze zum Auslagern wiederkehrender FBA-Aufgaben knüpfen genau daran an.

In Rollen statt in einzelnen Stellen denken

Am Anfang denken viele bei Mitarbeitern in einzelnen Stellen. Eine Person macht Kundensupport. Eine andere Person kümmert sich um Buchhaltung. Eine dritte Person übernimmt Assistenzaufgaben.

Für ein wachsendes Amazon-FBA-Business ist das am Anfang oft nicht realistisch. Du hast dann möglicherweise drei Mitarbeiter, die jeweils nicht genug zu tun haben. Möchtest du bei einzelnen Aufgaben Unterstützung erhalten, ohne Mitarbeiter einzustellen, können spezialisierte Amazon PPC Agenturen eine Alternative sein, um deinen Umsatz zu steigern.

Eine Person kann mehrere Bereiche übernehmen

Ich habe irgendwann verstanden, dass ich nicht nur in einzelnen Aufgaben denken muss. Ich kann in Rollen denken. Eine Rolle kann Kundensupport, Buchhaltung und allgemeine Assistenz umfassen.

Das Ziel ist, eine Position zu schaffen, die ausreichend regelmäßige Aufgaben enthält. Diese Person übernimmt dann mehrere Tätigkeiten, die zusammenpassen. So musst du nicht mehr selbst jede Kundenfrage beantworten oder jeden Beleg zusammensuchen.

Dadurch bleibt mehr Zeit für Marketing, Produktsourcing und neue Produktideen. Diese Zeit bringt dein Amazon-Business weiter als das tägliche Abarbeiten von Routineaufgaben.

Niemand muss die Aufgabe genauso machen wie du

Viele halten sich beim ersten Mitarbeiter selbst zurück, weil sie glauben, niemand könne die Aufgabe so gut erledigen wie sie selbst. Ich hatte diesen Gedanken am Anfang ebenfalls. Ich dachte, ich müsse alles selbst machen, weil ich es am besten kann.

Eine andere Person kann die Aufgabe übernehmen, wenn du sie verständlich erklärst. Dafür brauchst du keine komplizierten Fachbegriffe. Du brauchst einen Ablauf, der immer ähnlich funktioniert.

Besonders gut klappt das bei wiederkehrenden Tätigkeiten. Ein Mitarbeiter muss nicht jedes Mal neu überlegen, was zu tun ist. Er braucht eine klare Grundlage.

Checklisten, Vorlagen und Videos geben Orientierung

Für die Übergabe helfen einfache Hilfsmittel:

• Checklisten zeigen die einzelnen Schritte einer Aufgabe.
• Anleitungsvideos erklären Abläufe verständlich.
• Textvorlagen beschleunigen wiederkehrende Antworten.
• Klare Handlungsanweisungen zeigen, was nach einer Anfrage passieren muss.
• Eine Datenbank sammelt häufige Fragen aus dem Kundensupport.

Im Kundensupport kannst du zum Beispiel typische Kundenfragen sammeln. Für jede Frage hinterlegst du eine Antwort oder eine Textvorlage. Bei einem FBM-Auftrag mit Stornierungswunsch hältst du fest, wie der Antrag geprüft und genehmigt wird.

Der Mitarbeiter kann diesen Ablauf dann in wenigen festgelegten Schritten ausführen. Das reduziert Fehler. Gleichzeitig findet sich die Person schneller in ihrer Rolle zurecht.

Je früher du wiederkehrende Abläufe dokumentierst, desto leichter kannst du später weitere Aufgaben und Mitarbeiter einbinden.

Ohne klare Systeme entstehen schneller Fehler. Mitarbeiter wissen dann nicht genau, was von ihnen erwartet wird. Das führt zu Unzufriedenheit und kann dazu führen, dass die Person die Rolle wieder verlässt.

Wo du passende Mitarbeiter finden kannst

Jobportale für die erste Suche nutzen

Für die Mitarbeitersuche kannst du klassische Jobportale nutzen. Im Video nenne ich Indeed als kostenlose Möglichkeit. StepStone kann dagegen vergleichsweise teuer sein. Zusätzlich kommen weitere Jobportale infrage.

Als einzelner Selbstständiger hast du dabei einen anderen Ausgangspunkt als ein Unternehmen mit 30 oder 40 Mitarbeitern. Meist gibt es noch kein großes Team. Häufig fehlt auch ein Büro. Trotzdem brauchst du eine erste Person, die dich unterstützt.

Der Gedanke, dass du wegen deiner Größe niemanden finden wirst, bringt dein Amazon-Business nicht weiter. Deshalb solltest du die Suche aktiv starten.

Amazon-FBA-Communities können ein guter Einstieg sein

Auch Communities rund um Amazon FBA kommen für die Suche infrage. Das können Coaching-Communities, Facebook-Gruppen oder andere Gruppen mit FBA-Interessierten sein.

Diese Personen wollten häufig selbst mit Amazon starten, um freier zu sein und ihr eigenes Geschäft aufzubauen. Deshalb sind sie nicht automatisch die perfekten langfristigen Mitarbeiter. Gleichzeitig kennen sie das Thema bereits etwas besser und haben oft Interesse daran, praktische Erfahrung zu sammeln.

Du bezahlst die Person für Aufgaben, die sie später möglicherweise ohnehin für ihr eigenes Geschäft machen möchte. Der Lerneffekt ist deshalb hoch. Häufig funktioniert die Zusammenarbeit gut für ein Jahr oder anderthalb Jahre. In dieser Zeit kannst du dein Team weiter aufbauen.

Die passende Person auswählen

Du solltest niemanden überstürzt einstellen. Gleichzeitig musst du nicht auf einen Bewerber warten, bei dem jede einzelne Erfahrung perfekt passt.

Das Gesamtbild zählt

Für mich zählt am Ende das Gesamtgefühl. Wenn fachlich vieles passt, mein Bauchgefühl aber klar dagegen spricht, lehne ich die Zusammenarbeit ab. Dieses ungute Gefühl bleibt sonst bestehen.

Andersherum kann eine Person sehr gut passen, obwohl ihre Vorerfahrung nicht vollständig deinen Vorstellungen entspricht. Wenn die Motivation stimmt und ich ein gutes Gefühl habe, kann das wichtiger sein als ein nicht perfekter Lebenslauf.

Eine falsche Entscheidung führt oft dazu, dass die Person selbst wieder geht oder dass du die Zusammenarbeit später beenden musst. Deshalb sollte das Gefühl bei der Entscheidung nicht ignoriert werden.

1. Prüfe deinen Arbeitsalltag. Mitarbeiter werden sinnvoll, wenn sie dir Aufgaben abnehmen, die nicht direkt oder indirekt neue Produkte möglich machen.
2. Bündele Aufgaben zu Rollen. Kundensupport, Buchhaltung und Assistenz können am Anfang bei einer Person liegen.
3. Dokumentiere wiederkehrende Abläufe. Checklisten, Textvorlagen und Anleitungsvideos helfen Mitarbeitern, Aufgaben zuverlässig zu übernehmen.

Mitarbeiter schaffen Zeit für neue Produkte

Ein Amazon-FBA-Mitarbeiter ist kein Selbstzweck. Er wird dann wertvoll, wenn er dir Zeit für die Aufgaben verschafft, die dein Geschäft wachsen lassen. Dazu gehören neue Produkte, Marketing und die Verwaltung deiner Werbeanzeigen.

Ich habe erlebt, wie viel schneller sich ein Unternehmen entwickelt, sobald wiederkehrende Aufgaben klare Verantwortlichkeiten haben. Rollen und Systeme nehmen dir nicht den Überblick. Sie geben dir Raum, dich wieder auf die Themen mit echtem Wachstumspotenzial zu konzentrieren.